Cyfryzacja firmyDla kancelarii prawnych i podmiotów prowadzących sprawy

Cyfrowa kancelaria

Żaden termin nie zostanie przekroczony, a każde pismo ma potwierdzenie doręczenia.
  • Żaden termin procesowy nie umknie - przypomnienia i eskalacja
  • Cała korespondencja ze śladem doręczenia
  • Sprawa z pełną historią: pisma, dokumenty, czynności
  • Rozliczanie czasu pracy i honorariów bez arkuszy

Wdrażamy system dla kancelarii, w którym sprawa, korespondencja, terminy i rozliczenia są w jednym miejscu. Terminy procesowe i ustawowe liczone są od daty doręczenia, a system przypomina o nich zawczasu i eskaluje do prowadzącego. e-Doręczenia oraz Portal Informacyjny Sądów wchodzą do jednego rejestru wraz z potwierdzeniami i datami, więc nie musisz pilnować kilku skrzynek. Zakres dopasowujemy do specjalizacji: od kancelarii adwokackich i radcowskich, przez notarialne, komornicze i patentowe, po restrukturyzacyjne, windykacyjne i doradztwa podatkowego.

Przekroczony termin to odpowiedzialność zawodowa - dlatego pilnuje ich system, nie pamięć.

Co obejmuje

  • Terminy procesowe i ustawowe liczone od daty doręczenia
  • Przypomnienia wielopoziomowe i eskalacja do prowadzącego
  • Sprawa z pełną historią: pisma, dokumenty i czynności
  • e-Doręczenia i Portal Informacyjny Sądów w jednym rejestrze
  • Rozliczanie czasu pracy i honorariów bez arkuszy
  • Uprawnienia i tajemnica zawodowa: dostęp tylko do własnych spraw
  • Integracje z EPU, KRZ, KRS/PRS, eKW, CEIDG, OGNIVO i KSeF
To tylko najważniejsze punkty - pełny zakres funkcji, etapy wdrożenia i warianty wyceny opisaliśmy niżej na stronie.

Pilnowanie terminów

Terminy pilnuje system, nie pamięć prowadzącego

To najważniejsza funkcja całego wdrożenia, dlatego zaczynamy właśnie od niej. Termin powstaje z pisma i biegnie od faktycznej daty doręczenia, a system prowadzi go aż do wykonania czynności.

Liczone od daty doręczenia

Datę system zaciąga z e-Doręczeń lub Portalu Informacyjnego, a przy piśmie papierowym wpisuje ją sekretariat przy rejestracji. Termin wylicza się sam, więc nie zależy od tego, czy ktoś dobrze policzył dni.

Kalendarz terminów całej kancelarii

Terminy procesowe, ustawowe, opłaty i przedawnienia w jednym widoku - z podziałem na prowadzących i sprawy. Wspólnik widzi obciążenie zespołu, nie tylko własne sprawy.

Przypomnienia wielopoziomowe

Pierwsze z wyprzedzeniem, kolejne coraz bliżej terminu. Odstępy ustawiacie osobno dla rodzajów terminów, bo inaczej pilnuje się apelacji, a inaczej opłaty okresowej.

Eskalacja do prowadzącego i nadzoru

Gdy termin się zbliża, a czynności nie ma, sprawa trafia wyżej - do prowadzącego, a potem do wspólnika nadzorującego. Zagrożony termin przestaje być prywatną sprawą jednej osoby.

Zastępstwa na urlop i nieobecność

Termin przechodzi na zastępcę razem z dostępem do akt sprawy, więc nie czeka na powrót osoby prowadzącej. Historia pokazuje, kto i kiedy przejął odpowiedzialność.

Pulpit "co wypada w tym tygodniu"

Po wejściu do systemu widzicie terminy tego tygodnia, pozycje zagrożone i sprawy bez czynności od dłuższego czasu. To pierwszy ekran, a nie raport, po który trzeba się zgłosić.

Dlaczego to bywa trudne

W kancelarii nie gubi się dokument. Gubi się termin.

Pismo przychodzi jednym z kilku kanałów, a od daty doręczenia zaczyna biec termin, którego przekroczenie jest odpowiedzialnością zawodową. Cyfrową kancelarię wdrażamy po to, by terminy powstawały automatycznie, a stan każdej sprawy był czytelny także dla osoby, która wchodzi w nią na zastępstwo.

termin = odpowiedzialność
Przekroczony termin procesowy to nie tylko przegrana sprawa, ale też odpowiedzialność zawodowa i polisa. Dlatego terminów pilnuje system, a nie pamięć
kilka skrzynek
e-Doręczenia, Portal Informacyjny, poczta i pisma papierowe. Każdy kanał ma inną datę doręczenia, od której biegnie termin - i każdy trzeba sprawdzać
wiedza w teczkach
Historia sprawy rozproszona między teczką, dyskiem i mailem prowadzącego. Zastępstwo na rozprawie wymaga odtwarzania stanu sprawy z pamięci.

Czym się różnimy

Dlaczego producent, a nie program z półki

Kancelaria adwokacka, notarialna, komornicza i patentowa prowadzą inne rejestry i inne terminy. Jako producent systemu Imperial dopasowujemy go do Waszej specjalizacji, zamiast prosić o pracę na uniwersalnym szablonie.

Terminy pilnowane od daty doręczenia

System liczy termin od faktycznej daty doręczenia zaciągniętej z e-Doręczeń lub wpisanej przy rejestracji pisma, przypomina wielopoziomowo i eskaluje do prowadzącego oraz do osoby nadzorującej. Na urlopie termin przechodzi na zastępcę, a nie na nieobecną osobę.

Jedna sprawa, cała historia

Pisma, dokumenty, czynności, terminy, notatki i rozliczenia wiszą przy sprawie, a nie w teczce jednej osoby. Zastępstwo wchodzi w temat, czytając jedną kartę.

Tajemnica zawodowa w uprawnieniach

Dostęp nadajesz do konkretnych spraw i klientów, z pełnym śladem, kto co otwierał. Dane mogą zostać na Waszym serwerze, jeśli tak wynika z polityki kancelarii.

Jesteśmy producentem, więc dopasujemy się do specjalizacji

Kancelaria adwokacka, notarialna, komornicza, patentowa czy restrukturyzacyjna prowadzi inne rejestry i inne terminy. Zmieniamy je w kodzie systemu, zamiast prosić Was o pracę na uniwersalnym szablonie.

Zakres w standardzie

Gotowe do pracy od pierwszego dnia

Część z tych funkcji znajdziecie też u innych dostawców - zwykle w wyższym planie albo jako osobny moduł. U nas są elementem wdrożenia i jednej ceny.

Kalendarz terminów całej kancelarii

Pulpit pokazuje, co wypada w tym tygodniu i co jest zagrożone - w podziale na prowadzących i sprawy. Terminy procesowe, ustawowe, opłaty i przedawnienia w jednym widoku.

e-Doręczenia z potwierdzeniem i datą

Korespondencja wychodząca i przychodząca w rejestrze, wraz z potwierdzeniami odbioru i datami doręczenia - od których system od razu liczy terminy. Skrzynka podmiotu niepublicznego, bez ePUAP.

Portal Informacyjny Sądów w jednym miejscu

Pisma i zarządzenia z portalu trafiają do właściwej sprawy, a osoba prowadząca dostaje powiadomienie. Nie trzeba codziennie logować się do kilku kont, żeby nie przegapić doręczenia.

Rozliczanie czasu pracy i honorariów

Czynności rejestrujesz przy sprawie: stawka godzinowa, ryczałt, success fee, limity i kosztorys. Faktura powstaje z zestawienia czynności, a klient widzi, za co płaci.

Pisma z szablonów, nie od zera

Powtarzalne pisma i wnioski generujesz z szablonu, zasilanego danymi sprawy, klienta i sądu. Numery, sygnatury i adresy nie są przepisywane ręcznie, więc nie ma literówek w kluczowych polach.

Rejestry i integracje pod specjalizację

EPU, KRZ, KRS i PRS, księgi wieczyste, CEIDG, OGNIVO oraz KSeF podłączamy w zakresie, którego naprawdę używacie. Zakres integracji ustalamy na etapie analizy.

Dla kogo

Dla jakich kancelarii

Zakres wdrożenia zależy od specjalizacji: inne rejestry, inne terminy i inne kanały korespondencji. Poniżej grupy, dla których przygotowaliśmy tę ofertę.

Kancelarie adwokackie i radcowskie

Terminy procesowe, Portal Informacyjny Sądów i EPU. Sprawa z pełną historią czynności i rozliczeniem godzin.

Kancelarie notarialne

Repertorium, wypisy i dokumenty stron, z dostępem do księgi wieczystej oraz KRS i PRS przy przygotowaniu czynności.

Kancelarie komornicze

Masowa korespondencja, zapytania przez OGNIVO i sprawy z EPU, z pilnowaniem terminów ustawowych na każdym etapie.

Doradcy restrukturyzacyjni i syndycy

Postępowania prowadzone w KRZ, twarde terminy ustawowe i obszerna dokumentacja przy każdej masie.

Kancelarie windykacyjne

Duży wolumen spraw i pozwów w EPU, monitoring etapów oraz przedawnień w jednym pulpicie.

Kancelarie patentowe

Terminy opłat okresowych i ochrony, sprawy prowadzone przed UPRP i EPO, dokumentacja techniczna przy zgłoszeniu.

Doradztwo podatkowe i biura rachunkowe

Pełnomocnictwa, korespondencja z organami, KSeF i e-Urząd Skarbowy, terminy postępowań i kontroli.

Kancelarie odszkodowawcze i działy prawne

Korespondencja z ubezpieczycielami i sądami, terminy przedawnienia, obieg umów i pełnomocnictw w firmie.

Kiedy powiemy, że to nie jest oferta dla Ciebie

  • Prowadzisz kilka spraw miesięcznie i kalendarz w telefonie wystarcza
  • Szukasz wyłącznie programu do fakturowania - to inny zakres
  • Oczekujesz gotowego produktu z półki bez analizy Waszych rejestrów i terminów

AI w kancelarii

AI wyciąga terminy z pism i streszcza akta

Najbardziej ryzykowna czynność w kancelarii to wychwycenie terminu z pisma i wpisanie go do kalendarza. AI proponuje wpis wraz z datą doręczenia, streszcza obszerne akta i segreguje korespondencję do spraw, a decyzja zostaje po stronie prawnika.

Wyciąga terminy z pisma

AI czyta pismo lub zarządzenie, rozpoznaje, jaki termin z niego wynika, i proponuje wpis do kalendarza sprawy wraz z datą doręczenia, od której termin biegnie. Prowadzący zatwierdza jednym kliknięciem.

Streszczenia akt i pism

Wielostronicowe pismo, opinia czy umowa streszczone do kilku zdań, z wypunktowaniem zobowiązań i dat. Przy przejęciu sprawy skraca to wejście w temat z godzin do minut.

Segregacja korespondencji do spraw

Rozpoznaje, do której sprawy należy przychodzące pismo, i przypisuje je wraz z osobą prowadzącą - zamiast rozdzielania ręcznie w sekretariacie.

Projekty pism i odpowiedzi

Na bazie danych sprawy i dotychczasowej korespondencji przygotowuje projekt pisma w stylu kancelarii. Prawnik weryfikuje treść i decyduje, co wychodzi.

Wyszukiwanie w aktach po treści

Pytasz zwykłym językiem, a system znajduje dokument po treści i kontekście sprawy - także w zeskanowanych aktach, nie tylko po nazwie pliku.

Podsumowania dla prowadzących

Cotygodniowe zestawienie: terminy zagrożone, sprawy bez czynności od dłuższego czasu, niezafakturowane godziny i korespondencja bez odpowiedzi.

Chcesz mieć pewność, że żaden termin nie umknie?

Pokażcie nam, jak dziś rejestrujecie pisma i pilnujecie terminów. Wskażemy, co uporządkować w pierwszej kolejności, i powiemy, ile kosztuje wdrożenie.

Umów rozmowę669 514 784

Cyfrowa kancelaria na tle innych dróg

Uczciwie: przy kilku sprawach miesięcznie kalendarz i teczka wystarczą. Poniżej porównanie trzech dróg, którymi kancelarie zwykle idą.

Kryterium Imperial - Agendo Program dla kancelarii w abonamencie Kalendarz, teczki i dysk
Model rozliczenia Licencja jednorazowa albo SaaS w chmurze - bez opłat za użytkownika Abonament za każdego prawnika i pracownika sekretariatu Brak licencji, ale ryzyko przekroczenia terminu
Koszt przy rosnącej kancelarii Nie zmienia się - aplikanci i sekretariat bez dopłat Rośnie z każdą kolejną osobą Ukryty: czas na szukanie akt i odtwarzanie stanu spraw
Terminy liczone od doręczenia Automatycznie, z e-Doręczeń lub rejestracji pisma, z eskalacją i zastępstwami Zwykle ręcznie wpisywane przez prowadzącego Kalendarz i pamięć prowadzącego
Kanały korespondencji e-Doręczenia i Portal Informacyjny w jednym rejestrze Zależnie od dostawcy, często osobne logowania Kilka skrzynek sprawdzanych osobno
Dopasowanie do specjalizacji Rejestry i terminy zmieniane w kodzie systemu, po stronie producenta W granicach ustawień wybranego planu Nie dotyczy
Rozliczanie czasu i honorariów Czynności przy sprawie, faktura z zestawienia, kontrola limitów Często dodatkowy moduł Arkusze i zestawienia ręczne
Tajemnica zawodowa i dostęp do akt Uprawnienia do spraw i klientów, ślad kto co otwierał Uprawnienia w zakresie ustalonym przez dostawcę Szafa, dysk i dobra wola
Dane i hosting Wasz serwer albo nasza chmura - Wy decydujecie Chmura dostawcy, bez wyboru Dokumenty w siedzibie i pliki na dyskach

Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.

Jak wdrażamy

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

Zaczynamy od terminów i korespondencji, bo tam ryzyko jest największe. Standardowe wdrożenie zamykamy w 6-10 tygodniach, a zakres potwierdzamy po analizie spraw i rejestrów.

  1. Analiza spraw, terminów i rejestrów

    Sprawdzamy, jakie sprawy prowadzicie, jakie terminy z nich wynikają i skąd dziś dowiadujecie się o doręczeniu. To wyznacza zakres - inny dla kancelarii adwokackiej, inny dla komorniczej czy patentowej.

    1-2 tygodnie

  2. Projekt kartoteki sprawy i uprawnień

    Ustalamy pola sprawy, rodzaje terminów, role, zastępstwa oraz zasady dostępu wynikające z tajemnicy zawodowej.

    1 tydzień

  3. Podłączenie e-Doręczeń i Portalu Informacyjnego

    Uruchamiamy rejestr korespondencji z potwierdzeniami i datami doręczenia oraz automatyczne liczenie terminów wraz z przypomnieniami i eskalacją.

    2-3 tygodnie

  4. Integracje z rejestrami i szablony pism

    Podłączamy rejestry używane w Waszej specjalizacji - EPU, KRZ, KRS i PRS, eKW, CEIDG, OGNIVO, KSeF - i przygotowujemy szablony powtarzalnych pism.

    2 tygodnie

  5. Migracja spraw i pilot

    Przenosimy sprawy w toku wraz z terminami, a wybrany zespół pracuje na nich w systemie. Poprawiamy na bieżąco, zanim wejdzie cała kancelaria.

    2 tygodnie

  6. Szkolenia, start i przegląd po 30 dniach

    Szkolimy prawników i sekretariat, a po miesiącu sprawdzamy, czy wszystkie terminy powstają w systemie - bo tylko wtedy pulpit mówi prawdę.

    w cenie wdrożenia

Dwa modele: na własność albo w chmurze

Wybierasz model rozliczenia, nie zakres możliwości

W obu modelach dostajesz ten sam system i tę samą swobodę zmian - bez limitu użytkowników.

Licencja jednorazowa

Płacisz raz

Kupujesz rozwiązanie na własność i korzystasz bez opłat abonamentowych. Działa na Twojej infrastrukturze - dane zostają u Ciebie. Opieka serwisowa i rozwój na osobnej umowie SLA.

  • Jednorazowy koszt licencji i wdrożenia
  • System na własnej infrastrukturze
  • Pełna kontrola nad danymi
  • Niższy koszt całkowity w dłuższym horyzoncie

SaaS w chmurze Agendo

Płacisz miesięcznie

To samo rozwiązanie, ale w naszej chmurze i w abonamencie - bez inwestycji na start i bez własnego serwera. Utrzymanie, kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo są po naszej stronie.

  • Dowolne zmiany i dostosowania - tak samo jak w wersji na własność
  • Niski próg wejścia, bez dużej inwestycji
  • Serwer, kopie zapasowe i aktualizacje po naszej stronie
  • Abonament bez limitu użytkowników
  • Możliwość przejścia na licencję własną później

Zakres i wycena

Warianty wdrożenia dla kancelarii

Zakres dotyczy prowadzenia spraw: terminów, korespondencji, akt i rozliczeń. Moduły klasy ERP są dodatkowo płatne i możecie je dodać później.

Kancelaria Start

Dla kancelarii, które chcą uporządkować sprawy i terminy.

od 14 000zł netto

lub od 450 zł netto/mc w chmurze

wdrożenie w 4-6 tygodni

  • Kartoteka spraw z pełną historią czynności
  • Kalendarz terminów kancelarii z przypomnieniami
  • Rejestr korespondencji z datami doręczenia
  • e-Doręczenia: wysyłka, odbiór, potwierdzenia
  • Uprawnienia do spraw i klientów
  • Szkolenie i przegląd po 30 dniach
Zapytaj o wycenę
Najczęściej wybierany

Kancelaria Pełna

Dla kancelarii pracujących z sądami i rejestrami oraz rozliczających godziny.

od 26 000zł netto

lub od 750 zł netto/mc w chmurze

wdrożenie w 6-10 tygodni

  • Wszystko z pakietu Kancelaria Start
  • Portal Informacyjny Sądów w jednym rejestrze
  • Automatyczne liczenie terminów od daty doręczenia, z eskalacją
  • Rozliczanie czasu pracy, honorariów i limitów
  • Szablony pism zasilane danymi sprawy
  • AI: wyciąganie terminów z pism i streszczenia akt
Zapytaj o wycenę

Kancelaria dedykowana

Dla kancelarii o wąskiej specjalizacji i dużym wolumenie spraw.

wycenaindywidualna

zakres i termin po analizie

  • Rejestry i terminy zaprojektowane pod Waszą specjalizację
  • Integracje z EPU, KRZ, KRS/PRS, eKW, CEIDG, OGNIVO i KSeF
  • Obsługa masowej korespondencji i spraw seryjnych
  • Dedykowane raporty i pulpity dla wspólników
  • Wdrożenie na Waszym serwerze lub w naszej chmurze
  • Umowa serwisowa SLA z gwarantowanymi czasami reakcji
Zapytaj o wycenę

Podane kwoty są widełkami wyjściowymi. Ostateczną wycenę przygotowujemy po analizie spraw, terminów i integracji z rejestrami - zawsze przed podpisaniem umowy.

Potrzebujecie też elektronicznego obiegu dokumentów?

Pisma wewnętrzne, dekretacja, akceptacje i archiwum to osobny obszar tego samego systemu - jedno wdrożenie, dwa obszary.

Zobacz elektroniczny obieg dokumentów

FAQ

Pytania, które słyszymy najczęściej

  • Czy system sam pobierze pisma z Portalu Informacyjnego i e-Doręczeń?
    Tak, oba kanały trafiają do jednego rejestru wraz z datą doręczenia, a osoba prowadząca dostaje powiadomienie. Od tej daty system od razu wylicza terminy, więc nie trzeba przepisywać ich ręcznie ani sprawdzać kilku skrzynek.
  • Czy korzystamy z ePUAP i Profilu Zaufanego?
    Nie. Kancelaria działa jako podmiot niepubliczny, więc obsługujemy adres do e-Doręczeń dla tego typu podmiotu. ePUAP i Profil Zaufany dotyczą podmiotów publicznych i pojawiają się w naszej ofercie dla administracji.
  • Jak wygląda dostęp do akt przy tajemnicy zawodowej?
    Uprawnienia nadajecie do konkretnych spraw i klientów, a system zapisuje, kto i kiedy otwierał dokument. Jeśli polityka kancelarii wymaga trzymania danych u siebie, wdrażamy system na Waszym serwerze.
  • Czy system policzy nasze honoraria i godziny?
    Tak. Czynności rejestrujecie przy sprawie - ze stawką godzinową, ryczałtem, success fee i limitem - a faktura powstaje z ich zestawienia. Klient dostaje jasny wykaz, za co płaci.
  • Mamy sprawy w toku. Da się je przenieść?
    Tak, migracja spraw w toku wraz z terminami jest częścią wdrożenia. Przed startem weryfikujemy z Wami kompletność terminów, bo to najważniejsze dane w całym systemie.
  • Czy koszt wzrośnie, gdy dołączą aplikanci i sekretariat?
    Nie. Płacicie za system i wdrożenie, nie za liczbę użytkowników. W kancelarii w sprawie uczestniczy zwykle kilka osób, więc to najczęściej największa różnica kosztowa wobec rozwiązań rozliczanych per użytkownik.

Inne rozwiązania