Cyfryzacja firmyDla biur, kancelarii i administracji
Elektroniczny obieg dokumentów
Pisma i dokumenty w cyfrowym obiegu - z akceptacjami, wersjami i archiwum.
Wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów, który zastępuje papierowe ścieżki: rejestracja pism, dekretacja, akceptacje, wersjonowanie i pełne archiwum z wyszukiwaniem. Każdy dokument ma swoją historię i odpowiedzialne osoby. Dodatkowo integrujemy obieg z e-Doręczeniami, więc pisma przychodzące i wychodzące trafiają do systemu wraz z potwierdzeniami odbioru i datami doręczenia - bez przepisywania korespondencji z osobnej skrzynki.
Każdy dokument znajdziesz w kilka sekund - wraz z całą jego historią.
Co obejmuje
- Rejestracja pism przychodzących i wychodzących
- Dekretacja i przydzielanie spraw
- Akceptacje i wersjonowanie dokumentów
- Pełne archiwum z szybkim wyszukiwaniem
- Kontrola dostępu i uprawnień
- Integracja z e-Doręczeniami: wysyłka, odbiór, potwierdzenia
- Integracja z ePUAP i KSeF
Dlaczego to bywa trudne
Problemem nie jest papier. Problemem jest to, że nie wiadomo, gdzie stoi sprawa.
Dokument wędruje mailem, na biurko i do segregatora, a odpowiedzialność rozmywa się po drodze. Obieg elektroniczny wdrażamy nie po to, by zdigitalizować papier, ale by w każdej chwili było widać, u kogo leży sprawa i kto ją zatwierdził.
"u kogo to leży?"
Najczęstsze pytanie w firmach bez obiegu. Dokument krąży mailem albo w segregatorze i nikt nie wie, na czyim biurku się zatrzymał.
brak śladu
Papierowa akceptacja kończy się podpisem, którego nie da się szybko odtworzyć. Przy kontroli albo sporze trzeba szukać w archiwum.
nowe obowiązki
KSeF, e-Doręczenia i ePUAP wymuszają elektroniczną korespondencję i fakturowanie. Dokumenty wpadają do kilku kanałów, a firma dalej prowadzi je na pap
Czym się różnimy
Dlaczego producent, a nie gotowy system z półki
Obieg dokumentów musi pasować do procedury, którą już masz - także tej narzuconej przepisami. Jako producent systemu Imperial zmieniamy go pod Ciebie, a nie odwrotnie.
Obieg pod Twoją procedurę, nie odwrotnie
Ścieżki akceptacji, dekretację, rejestry i pola opisowe odwzorowujemy według tego, jak Twoja organizacja naprawdę pracuje. Jesteśmy producentem systemu, więc nie musisz naciągać procedury do gotowego szablonu.
Kanały wejścia podłączone od razu
e-Doręczenia, ePUAP, KSeF, skrzynki mailowe i skany ze skanera trafiają do jednego rejestru wraz z potwierdzeniami i datami. Koniec z przepisywaniem korespondencji między systemami.
Każdy dokument ma swoją historię
System zapisuje, kto dokument zarejestrował, komu go przekazał, kto zatwierdził i o której. Wersje są numerowane, a nic nie da się cicho podmienić - to argument przy kontroli i przy sporze.
Płacisz za system, nie za każdego pracownika
W obiegu dokumentów uczestniczy praktycznie cała firma, więc rozliczenie za użytkownika szybko robi się kosztowne i kończy się wpuszczaniem do systemu tylko części osób. U nas liczba użytkowników nie zmienia ceny.
Zakres w standardzie
Gotowe do pracy od pierwszego dnia
Część z tych funkcji znajdziesz też u innych dostawców - zwykle w wyższym planie albo jako osobny moduł. U nas są elementem wdrożenia i jednej ceny.
Rejestr, w którym nic nie ginie
Pisma przychodzące i wychodzące, faktury kosztowe, umowy i wnioski trafiają do wspólnego rejestru z numeracją, datą wpływu i osobą odpowiedzialną. Każdy dokument da się odnaleźć w kilka sekund.
Dekretacja i ścieżki akceptacji
Dokument sam trafia do właściwych osób według rodzaju, kwoty, działu lub sprawy. Widzisz, na którym etapie stoi i kto ma następny krok - bez pytania na korytarzu.
Terminy pilnowane przez system
Sprawy i pisma mają terminy odpowiedzi, a system przypomina o nich zawczasu i eskaluje, gdy termin się zbliża. Przeterminowane pozycje widać na jednym pulpicie.
e-Doręczenia, ePUAP i KSeF w jednym obiegu
Korespondencja elektroniczna i faktury wpadają do systemu razem z potwierdzeniami odbioru i datami doręczenia, a wychodzące pisma wysyłasz z tego samego miejsca, w którym je zatwierdzono.
Wersje i archiwum bez segregatorów
Każda zmiana to nowa, opisana wersja z autorem i datą. Archiwum ma pełnotekstowe wyszukiwanie i uprawnienia, więc dostęp do akt nie zależy od tego, kto ma klucz do szafy.
Sprawy, nie luźne pliki
Dokumenty łączysz w sprawę razem z korespondencją, notatkami i decyzjami. Nowa osoba wchodzi w temat czytając jedną kartę, a nie odtwarzając historię z maili.
Dla kogo
Kto skorzysta z obiegu dokumentów
Największą różnicę widać tam, gdzie dokument przechodzi przez kilka osób, a termin odpowiedzi wynika z przepisów albo z umowy.
Administracja i jednostki publiczne
Rejestr pism, dekretacja, terminy odpowiedzi i obowiązkowe kanały: e-Doręczenia oraz ePUAP w jednym obiegu.
Biura rachunkowe i kancelarie
Duży wolumen dokumentów klientów, wymagane wersjonowanie i pełny ślad audytowy przy każdej sprawie.
Firmy z wieloma akceptacjami kosztów
Faktury kosztowe i umowy wymagające zgody kilku osób według kwoty i działu - z kontrolą, gdzie dokument stoi.
Organizacje z kilkoma lokalizacjami
Dokument nie może jeździć między biurami. Obieg elektroniczny skraca akceptację z dni do godzin.
Kiedy powiemy, że to nie jest oferta dla Ciebie
- Masz mały wolumen dokumentów i jedną osobę, która wszystko rejestruje i zatwierdza
- Potrzebujesz wyłącznie dysku do przechowywania plików, bez ścieżek akceptacji i terminów
- Nie jesteś gotowy uporządkować procedury - samo narzędzie nie naprawi procesu, którego nikt nie przestrzega
AI w obiegu dokumentów
AI zdejmuje z pracowników przepisywanie danych
Najwięcej czasu w obiegu zabiera rejestracja: wpisywanie kontrahenta, numerów, kwot i terminów z dokumentu do systemu. Tę część przejmuje AI, a człowiek zatwierdza i decyduje.
Rozpoznawanie treści dokumentu
AI czyta skan lub PDF, rozpoznaje typ dokumentu i wyciąga dane: kontrahenta, numer, kwoty, daty i terminy płatności. Pracownik zatwierdza podpowiedzi, zamiast przepisywać je z papieru.
Segregacja pism i przypisanie odpowiedzialnych
AI rozpoznaje, czego dotyczy pismo, przypisuje je do właściwej kategorii i sprawy, a następnie kieruje do osoby lub komórki odpowiedzialnej - zgodnie z tym, jak podobna korespondencja była dekretowana wcześniej. Sekretariat zatwierdza podpowiedź jednym kliknięciem, zamiast rozdzielać pisma ręcznie.
Podpowiada ścieżkę akceptacji
Przy dokumencie nietypowym sugeruje, według której ścieżki powinien iść i kto ma go zatwierdzić - na podstawie treści oraz historii podobnych spraw.
Streszczenia długich pism i umów
AI podsumowuje wielostronicowe pismo lub umowę do kilku zdań i wypunktowuje terminy oraz zobowiązania, które z niego wynikają.
Wyszukiwanie w języku naturalnym
Pytasz o to, czego szukasz, zamiast zgadywać nazwę pliku: system znajduje dokumenty po treści, sprawie i kontekście, a nie tylko po numerze.
Wykrywanie duplikatów i braków
AI wskazuje dokumenty zarejestrowane dwa razy oraz sprawy, w których brakuje załącznika albo podpisu - zanim staną się problemem przy kontroli.
Redagowanie odpowiedzi i pism
Na bazie sprawy i dotychczasowej korespondencji przygotowuje projekt odpowiedzi w stylu, którego używa Twoja organizacja. Pracownik weryfikuje i wysyła.
Obieg w Imperialu na tle innych dróg
Uczciwie: dopóki dokumentów jest niewiele, papier i dysk sieciowy wystarczają. Poniżej porównanie trzech dróg, którymi organizacje zwykle idą.
| Kryterium | Imperial - Agendo | System DMS w abonamencie | Papier i dysk sieciowy |
|---|---|---|---|
| Model rozliczenia | Licencja jednorazowa albo SaaS w chmurze - bez opłat za użytkownika | Abonament za każdego użytkownika miesięcznie | Brak licencji, ale rosnące koszty pracy i archiwum |
| Koszt przy całej firmie w systemie | Nie zmienia się - cała organizacja może pracować w obiegu | Rośnie z każdą kolejną osobą w procesie | Ukryty: czas pracy, druk, przesyłki, magazyn akt |
| Dopasowanie ścieżek i rejestrów | Zmiany w kodzie systemu, po stronie producenta | Tylko w granicach ustawień danego planu | Zależne od procedury i dyscypliny pracowników |
| e-Doręczenia, ePUAP, KSeF | Wbudowane w obieg, z potwierdzeniami i datami | Zależnie od dostawcy, często przez pośredników | Obsługiwane ręcznie, w osobnych skrzynkach |
| Ślad audytowy i wersje | Pełna historia: kto, kiedy, na jakim etapie i w jakiej wersji | Zwykle jest, ale w zakresie ustalonym przez dostawcę | Trudny do odtworzenia po fakcie |
| Wyszukiwanie | Pełnotekstowe, po sprawach i treści, z uprawnieniami | Po metadanych i nazwach plików | Ręczne, w segregatorach i na dyskach |
| Rozbudowa o kolejne procesy | Dodatkowo płatne moduły Imperiala na tej samej bazie | Integracja z zewnętrznymi narzędziami | Nie dotyczy |
| Dane i hosting | Twoja infrastruktura albo nasza chmura - Ty decydujesz | Chmura dostawcy, bez wyboru | Papier w siedzibie i pliki na dyskach |
Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.
Obieg gotowy do pracy vs. obieg do zbudowania
Platformy low-code i no-code kuszą szybkim startem i my też to przyznajemy - przy prostym obiegu bywają lepszym wyborem. Różnica ujawnia się później: przy utrzymaniu, trudnych wymaganiach i koszcie, gdy w obiegu pracuje cała firma.
| Kryterium | Imperial - Agendo | Platforma low-code / no-code |
|---|---|---|
| Co dokładnie kupujesz | Gotowy obieg: rejestry, dekretacja, terminy, eskalacje, wersje i archiwum działają od pierwszego dnia | Platformę, na której obieg trzeba najpierw zaprojektować i zbudować |
| Kto go utrzymuje | My - jako producent systemu, w ramach umowy serwisowej | Osoba, która go zbudowała. Po jej odejściu zostaje obieg, którego nikt nie zmieni |
| Trudne wymagania | Zmieniamy kod systemu - nietypowa integracja, uprawnienia czy układ ekranu to zwykłe zadanie | Kończą się obejściem albo odpowiedzią "platforma tego nie robi" |
| Koszt przy całej firmie w obiegu | Nie zmienia się - liczba użytkowników nie wpływa na cenę | Rośnie: opłaty za użytkownika, a często też za konektory premium i liczbę wywołań |
| Połączenie z ERP i księgowością | Jedna baza danych - obieg jest modułem systemu | Konektory i integracje, które trzeba utrzymywać po obu stronach |
| Kto odpowiada za całość | Producent, wdrożeniowiec i serwis to ta sama firma, z jednym SLA | Dostawca platformy i integrator - przy awarii wskazują na siebie |
| Ryzyko zmian u dostawcy | Aktualizacje przychodzą z systemem, zgodność utrzymujemy my | Wycofane konektory oraz zmiany limitów i cenników wymuszają przeróbki działającego obiegu |
| Kiedy low-code wygrywa | Przy prostym, jednorazowym obiegu bez integracji nie ma sensu wdrażać systemu | Szybki prototyp i niski koszt startu, szczególnie gdy masz już licencje i własnego wdrożeniowca |
Porównanie dotyczy typowych platform low-code i no-code - konkretne możliwości oraz model licencjonowania zależą od wybranego dostawcy i planu.
Jak wdrażamy
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku
Zaczynamy od obiegu, który najbardziej uwiera - nie digitalizujemy wszystkiego naraz. Standardowe wdrożenie zamykamy w 6-10 tygodniach, a terminy potwierdzamy po inwentaryzacji dokumentów.
- 1-2 tygodnie
Inwentaryzacja dokumentów i ścieżek
Sprawdzamy, jakie rodzaje dokumentów naprawdę krążą po organizacji, kto je rejestruje i kto zatwierdza. Zwykle okazuje się, że część procedur istnieje tylko na papierze, a praca idzie inaczej.
- 1-2 tygodnie
Projekt rejestrów, ścieżek i uprawnień
Ustalamy rejestry, numerację, pola opisowe, progi akceptacji i role. Zaczynamy od jednego lub dwóch obiegów o największym wolumenie, żeby efekt był widoczny szybko.
- 2-3 tygodnie
Konfiguracja i podłączenie kanałów
Uruchamiamy obieg w systemie i podłączamy wejścia: e-Doręczenia, ePUAP, KSeF, skrzynki mailowe i skanery. Ustawiamy terminy, przypomnienia i eskalacje.
- zależnie od wolumenu
Przeniesienie akt i uruchomienie archiwum
Importujemy dokumenty z dysków i dotychczasowych rejestrów, opisujemy je i włączamy wyszukiwanie. Ustalamy z Tobą, co przenosimy, a co zostaje w archiwum papierowym.
- 2 tygodnie
Pilot w jednym dziale
Jeden zespół pracuje na realnych dokumentach, a my poprawiamy ścieżki na bieżąco. Dopiero potem obieg wchodzi do całej organizacji.
- w cenie wdrożenia
Szkolenia, start i przegląd po 30 dniach
Szkolimy pracowników i osoby akceptujące, przekazujemy instrukcje, a po miesiącu sprawdzamy, gdzie dokumenty stoją najdłużej - i to poprawiamy.
Dwa modele: na własność albo w chmurze
Wybierasz model rozliczenia, nie zakres możliwości
W obu modelach dostajesz ten sam system i tę samą swobodę zmian - bez limitu użytkowników.
Licencja jednorazowa
Płacisz razKupujesz rozwiązanie na własność i korzystasz bez opłat abonamentowych. Działa na Twojej infrastrukturze - dane zostają u Ciebie. Opieka serwisowa i rozwój na osobnej umowie SLA.
- Jednorazowy koszt licencji i wdrożenia
- System na własnej infrastrukturze
- Pełna kontrola nad danymi
- Niższy koszt całkowity w dłuższym horyzoncie
SaaS w chmurze Agendo
Płacisz miesięcznieTo samo rozwiązanie, ale w naszej chmurze i w abonamencie - bez inwestycji na start i bez własnego serwera. Utrzymanie, kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo są po naszej stronie.
- Dowolne zmiany i dostosowania - tak samo jak w wersji na własność
- Niski próg wejścia, bez dużej inwestycji
- Serwer, kopie zapasowe i aktualizacje po naszej stronie
- Abonament bez limitu użytkowników
- Możliwość przejścia na licencję własną później
Zakres i wycena
Warianty wdrożenia obiegu
Zakres dotyczy obiegu dokumentów: rejestrów, ścieżek akceptacji, terminów i archiwum. Moduły klasy ERP są dodatkowo płatne i możesz je dodać później.
EOD Start
Dla organizacji, które chcą zacząć od korespondencji i faktur.
od 12 000zł netto
lub od 400 zł netto/mc w chmurze
wdrożenie w 4-6 tygodni
- Rejestr pism przychodzących i wychodzących
- Rejestracja faktur kosztowych
- Jedna lub dwie ścieżki akceptacji
- Terminy, przypomnienia i eskalacje
- Archiwum z pełnotekstowym wyszukiwaniem
- Szkolenie i przegląd po 30 dniach
Najczęściej wybierany
EOD Procesy
Dla firm i instytucji z kilkoma obiegami i wieloma akceptującymi.
od 24 000zł netto
lub od 700 zł netto/mc w chmurze
wdrożenie w 6-10 tygodni
- Wszystko z pakietu EOD Start
- Sprawy: dokumenty, korespondencja i decyzje w jednym miejscu
- Ścieżki akceptacji według kwot, działów i typów dokumentów
- Integracja z e-Doręczeniami, ePUAP i KSeF
- Import akt z dysków i dotychczasowych rejestrów
- Pilot w wybranym dziale przed startem
EOD dedykowany
Dla organizacji z własnymi procedurami i wymogami zgodności.
wycenaindywidualna
zakres i termin po analizie
- Obiegi zaprojektowane od zera pod Twoje procedury
- Dedykowane rejestry, raporty i pulpity
- Integracje z systemami dziedzinowymi i księgowymi
- Rozszerzone uprawnienia i ślad audytowy
- Wdrożenie na Twojej infrastrukturze lub w naszej chmurze
- Umowa serwisowa SLA z gwarantowanymi czasami reakcji
Podane kwoty są widełkami wyjściowymi. Ostateczną wycenę przygotowujemy po analizie obiegu faktur i ustaleniu progów akceptacji - zawsze przed podpisaniem umowy.
FAQ
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy musimy od razu przenieść wszystkie dokumenty?
Nie. Zaczynamy od obiegów o największym wolumenie - zwykle korespondencji i faktur kosztowych. Archiwum papierowe może zostać tam, gdzie jest; do systemu wprowadzamy dokumenty bieżące oraz te akta, które faktycznie są potrzebne w pracy.Czy obsługujecie e-Doręczenia i KSeF?
Tak, oba kanały podłączamy do obiegu. Korespondencja i faktury trafiają do rejestru wraz z potwierdzeniami i datami, a pisma wychodzące wysyłasz z tego samego miejsca, w którym zostały zatwierdzone.Czy podpis elektroniczny jest obsługiwany?
Akceptacje w systemie mają pełny ślad audytowy: kto, kiedy i w jakiej wersji dokument zatwierdził. Jeśli procedura wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, ustalamy sposób jego użycia na etapie analizy i uwzględniamy w zakresie wdrożenia.Co z pracownikami, którzy nie chcą zmiany?
Dlatego zaczynamy od pilotu w jednym dziale i od obiegu, który najbardziej uwiera. Kiedy akceptacja faktury skraca się z kilku dni do kilku godzin, argument „było wygodniej na papierze” przestaje się obronić.Czy koszt wzrośnie, gdy do obiegu wejdzie cała firma?
Nie. Płacisz za system i wdrożenie, nie za liczbę użytkowników. W obiegu dokumentów bierze udział praktycznie cała organizacja, więc to zwykle największa różnica kosztowa wobec rozwiązań rozliczanych per użytkownik.