Cyfryzacja firmyDla firm i zespołów rozproszonych
Intranet i komunikacja wewnętrzna
Jedno miejsce dla całego zespołu - komunikacja, wiedza i obiegi HR.
Budujemy wewnętrzny portal, który scala komunikację firmy: ogłoszenia, bazę wiedzy, dokumenty i wnioski HR. Pracownicy mają dostęp z każdego urządzenia, a firma - spójne, jedno źródło informacji.
Cała firma w jednym miejscu - także gdy zespół pracuje zdalnie.
Co obejmuje
- Ogłoszenia i aktualności firmowe
- Baza wiedzy i dokumentów
- Wnioski urlopowe i obiegi HR
- Profile pracowników i struktura firmy
- Wyszukiwarka osób i zasobów
- Bezpieczny dostęp dla uprawnionych
Dlaczego to bywa trudne
Informacja w firmie nie ginie na serwerze. Ginie po drodze do ludzi.
Komunikat idzie mailem do części osób, procedura leży na czyimś dysku, a wniosek urlopowy czeka na wydruku. Intranet wdrażamy po to, by każdy pracownik - także ten bez biurka i firmowej skrzynki - miał jedno miejsce z aktualną informacją i sprawami do załatwienia.
"nie wiedziałem"
Informacja poszła mailem do części osób, resztę miał poinformować przełożony. Przy pracy zmianowej i w terenie taka komunikacja rozsypuje się w kilka
wiedza u ludzi
Procedury, instrukcje i wzory dokumentów siedzą na dyskach, w mailach i w głowach. Nowa osoba uczy się firmy, pytając kolegów.
papierowe wnioski
Urlopy, delegacje i zapotrzebowania krążą jako wydruki i pliki. Nikt nie wie, gdzie leży wniosek i kto ma go zatwierdzić.
Czym się różnimy
Dlaczego producent, a nie gotowy portal z półki
Intranet działa tylko wtedy, gdy odwzorowuje realną strukturę firmy i te sprawy, które pracownicy faktycznie załatwiają. Jako producent systemu Imperial dopasowujemy go do Twojej organizacji, a nie odwrotnie.
Intranet, który nie jest tylko tablicą ogłoszeń
Ogłoszenia to najmniejsza część. Wdrażamy intranet razem z wnioskami HR, bazą wiedzy i wyszukiwaniem, bo dopiero to sprawia, że pracownik wchodzi tam codziennie, a nie raz na kwartał.
Dostęp bez firmowego komputera
System działa w przeglądarce na telefonie, więc dosięga pracowników produkcji, magazynu i tych w terenie - także tych, którzy nie mają służbowej skrzynki mailowej ani konta w domenie.
Płacisz za system, nie za każdego pracownika
Intranet z definicji obejmuje wszystkich. Przy rozliczeniu za użytkownika koszt rośnie z każdą osobą i kończy się wykluczaniem części zespołu - u nas liczba użytkowników nie zmienia ceny.
Jesteśmy producentem, więc struktura jest Twoja
Działy, oddziały, role, uprawnienia i formularze wniosków odwzorowujemy według Twojej organizacji. Nie dopasowujesz firmy do sztywnego szablonu portalu.
Zakres w standardzie
Gotowe do pracy od pierwszego dnia
Część z tych funkcji znajdziesz też u innych dostawców - zwykle w wyższym planie albo jako osobny moduł. U nas są elementem wdrożenia i jednej ceny.
Ogłoszenia, które docierają i są potwierdzane
Komunikat kierujesz do konkretnych działów, oddziałów lub stanowisk, a przy ważnych treściach widzisz, kto zapoznał się z informacją. Koniec z "nie wiedziałem" przy zmianie procedury.
Baza wiedzy zamiast dysku i maili
Procedury, instrukcje, wzory dokumentów i regulaminy w jednym miejscu, z kategoriami, wersjami i wyszukiwaniem w treści. Nowa osoba znajduje odpowiedź sama, zamiast pytać trzy osoby.
Wnioski HR w cyfrowym obiegu
Urlopy, delegacje, zapotrzebowania i zgłoszenia idą ścieżką akceptacji z terminami i zastępstwami. Pracownik widzi status swojego wniosku, a przełożony wszystko, co czeka na jego decyzję.
Kto jest kim i kto za co odpowiada
Książka pracowników ze strukturą organizacyjną, rolami i kontaktami. Widać, kto zastępuje kogo na urlopie i do kogo zgłosić konkretną sprawę.
Zgłoszenia wewnętrzne z jednego miejsca
Awaria, potrzeba sprzętu, pytanie do kadr czy do IT - pracownik zgłasza to formularzem, a sprawa dostaje numer, osobę odpowiedzialną i termin. Nic nie ginie w prywatnej skrzynce.
Onboarding nowej osoby jako proces
Nowy pracownik dostaje listę zadań, dokumentów do podpisania i szkoleń do przejścia, a przełożony i kadry widzą postęp. Pierwszy tydzień przestaje zależeć od tego, kto ma czas się nim zająć.
Dla kogo
Kto skorzysta z intranetu
Największą różnicę widać tam, gdzie informacja musi dotrzeć do ludzi pracujących poza biurem, a sprawy pracownicze idą dziś na papierze.
Firmy z pracownikami bez biurka
Produkcja, magazyn, praca zmianowa i w terenie. Do tych osób mail nie dociera, a informacja krąży ustnie.
Organizacje w kilku lokalizacjach
Oddziały i zakłady w różnych miastach, gdzie każda lokalizacja wyrabia własne procedury i własną wersję prawdy.
Firmy rosnące i rekrutujące
Przy dużej liczbie nowych osób onboarding oparty na "zapytaj kolegi" przestaje działać i zabiera czas najlepszym pracownikom.
Zespoły tonące w papierowych wnioskach
Urlopy, delegacje i zapotrzebowania na wydrukach - tu efekt widać najszybciej, bo zysk jest mierzalny w dniach.
Kiedy powiemy, że to nie jest oferta dla Ciebie
- Szukasz najtańszego CRM na start i nie potrzebujesz dopasowania do procesu
- Sprzedajesz wyłącznie w sklepie internetowym, bez pracy handlowców - wtedy lepszym wyborem jest Imperial eCommerce
- Oczekujesz uruchomienia w kilka dni, bez analizy procesu po Twojej stronie
AI w intranecie
AI odpowiada na pytania, na które codziennie odpowiadają kadry
Najwięcej czasu zabiera powtarzanie tych samych odpowiedzi: ile mam urlopu, jak rozliczyć delegację, gdzie jest wzór dokumentu. Asystent AI odpowiada na podstawie firmowych procedur i wskazuje źródło, a kadry zajmują się sprawami, które wymagają decyzji.
Odpowiada na pytania z bazy wiedzy
Pracownik pyta zwykłym językiem: ile mam urlopu, jak rozliczyć delegację, gdzie jest wzór umowy. AI odpowiada na podstawie firmowych procedur i wskazuje dokument źródłowy, żeby dało się to sprawdzić.
Kieruje zgłoszenia do właściwych osób
Rozpoznaje, czego dotyczy zgłoszenie - kadry, IT, sprzęt, BHP - i przypisuje je do odpowiedzialnej komórki, zamiast zostawiać rozdzielanie na sekretariacie.
Redaguje komunikaty wewnętrzne
Z krótkiej notatki przygotowuje ogłoszenie w tonie firmy: co się zmienia, od kiedy i kogo dotyczy. Dłuższe dokumenty streszcza do kilku zdań dla załogi.
Porządkuje bazę wiedzy
Wskazuje procedury, których nikt nie otwiera, duplikaty i dokumenty nieaktualizowane od lat, oraz podpowiada kategorie i tagi dla nowych wpisów.
Podsumowania dla kierowników
Streszcza, co zebrało się w danym tygodniu: wnioski czekające na decyzję, zgłoszenia po terminie i tematy, które wracają najczęściej.
Tłumaczenie komunikatów
Ogłoszenia i instrukcje udostępniasz w kilku językach, co ma znaczenie przy zespołach wielonarodowych na produkcji i w magazynie.
Intranet w Imperialu na tle innych dróg
Uczciwie: w małym zespole w jednym biurze mail i komunikator wystarczą. Poniżej porównanie trzech dróg, którymi organizacje zwykle idą.
| Kryterium | Imperial - Agendo | Portal intranetowy w abonamencie | Mail, komunikator i dysk |
|---|---|---|---|
| Model rozliczenia | Licencja jednorazowa albo SaaS w chmurze - bez opłat za użytkownika | Abonament za każdego użytkownika miesięcznie | Brak licencji, ale rozproszona informacja i praca ręczna |
| Koszt przy całej załodze | Nie zmienia się - w intranecie może być każdy pracownik | Rośnie z każdą osobą, także tą, która zagląda raz w tygodniu | Ukryty: czas kierowników i powtarzane pytania |
| Pracownicy bez służbowej poczty | Dostęp z przeglądarki na telefonie, konto nie wymaga skrzynki firmowej | Zwykle wymaga licencji i konta dla każdej osoby | Tablica ogłoszeń i przekazywanie informacji ustnie |
| Wnioski HR i obiegi akceptacji | Wbudowane, z terminami, zastępstwami i historią decyzji | Często dodatkowy moduł lub osobne narzędzie | Wydruki i pliki krążące mailem |
| Baza wiedzy i wyszukiwanie | Kategorie, wersje i wyszukiwanie w treści dokumentów | Zależnie od planu, zwykle po nazwach i metadanych | Dyski, maile i wiedza w głowach |
| Dopasowanie struktury i formularzy | Zmiany w kodzie systemu, po stronie producenta | W granicach ustawień wybranego planu | Nie dotyczy |
| Połączenie z resztą firmy | Jedna baza z CRM, obiegiem dokumentów i pozostałymi modułami | Integracje przez konektory, które trzeba utrzymywać | Brak |
| Dane i hosting | Twoja infrastruktura albo nasza chmura - Ty decydujesz | Chmura dostawcy, bez wyboru | Pliki na dyskach i w skrzynkach |
Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.
Jak wdrażamy
Jak wygląda wdrożenie krok po kroku
Nie budujemy portalu ze wszystkim naraz - zaczynamy od dwóch, trzech obszarów, które najbardziej uwierają. Standardowe wdrożenie zamykamy w 6-10 tygodniach.
- 1-2 tygodnie
Analiza komunikacji i obiegów HR
Sprawdzamy, jak dziś płynie informacja: kto ją tworzy, kto powinien ją dostać i gdzie się zatrzymuje. Ustalamy też, które wnioski papierowe kosztują najwięcej czasu.
- 1 tydzień
Projekt struktury, ról i uprawnień
Układamy działy, oddziały i role, decydujemy, kto co widzi i kto może publikować. Wybieramy dwa lub trzy obszary na start - nie budujemy portalu ze wszystkim naraz.
- 2-3 tygodnie
Baza wiedzy i migracja treści
Przenosimy procedury, instrukcje i wzory dokumentów z dysków oraz maili, porządkujemy je w kategorie i włączamy wyszukiwanie w treści.
- 2 tygodnie
Wnioski HR i zgłoszenia
Uruchamiamy formularze wniosków ze ścieżkami akceptacji, terminami i zastępstwami, a także obieg zgłoszeń wewnętrznych z osobami odpowiedzialnymi.
- 2 tygodnie
Pilot z jednym działem
Jeden zespół pracuje na intranecie i zgłasza uwagi. Poprawiamy w trakcie, zanim system trafi do całej firmy - przy komunikacji wewnętrznej pierwsze wrażenie decyduje o adopcji.
- w cenie wdrożenia
Start, szkolenia i przegląd po 30 dniach
Szkolimy redaktorów treści, kadry i kierowników. Po miesiącu sprawdzamy, co pracownicy naprawdę otwierają, i to rozwijamy.
Dwa modele: na własność albo w chmurze
Wybierasz model rozliczenia, nie zakres możliwości
W obu modelach dostajesz ten sam system i tę samą swobodę zmian - bez limitu użytkowników.
Licencja jednorazowa
Płacisz razKupujesz rozwiązanie na własność i korzystasz bez opłat abonamentowych. Działa na Twojej infrastrukturze - dane zostają u Ciebie. Opieka serwisowa i rozwój na osobnej umowie SLA.
- Jednorazowy koszt licencji i wdrożenia
- System na własnej infrastrukturze
- Pełna kontrola nad danymi
- Niższy koszt całkowity w dłuższym horyzoncie
SaaS w chmurze Agendo
Płacisz miesięcznieTo samo rozwiązanie, ale w naszej chmurze i w abonamencie - bez inwestycji na start i bez własnego serwera. Utrzymanie, kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo są po naszej stronie.
- Dowolne zmiany i dostosowania - tak samo jak w wersji na własność
- Niski próg wejścia, bez dużej inwestycji
- Serwer, kopie zapasowe i aktualizacje po naszej stronie
- Abonament bez limitu użytkowników
- Możliwość przejścia na licencję własną później
Zakres i wycena
Warianty wdrożenia intranetu
Zakres dotyczy komunikacji wewnętrznej, bazy wiedzy i spraw pracowniczych. Moduły klasy ERP są dodatkowo płatne i możesz je dodać później.
Intranet Start
Dla firm, które chcą jednego miejsca na informacje i dokumenty.
od 14 000zł netto
lub od 450 zł netto/mc w chmurze
wdrożenie w 4-6 tygodni
- Ogłoszenia kierowane do działów i oddziałów
- Baza wiedzy z kategoriami i wyszukiwaniem
- Książka pracowników i struktura organizacyjna
- Dostęp z telefonu, bez firmowej poczty
- Migracja procedur i wzorów dokumentów
- Szkolenie redaktorów i przegląd po 30 dniach
Najczęściej wybierany
Intranet HR
Dla organizacji, które chcą też zdigitalizować wnioski i zgłoszenia.
od 26 000zł netto
lub od 750 zł netto/mc w chmurze
wdrożenie w 6-10 tygodni
- Wszystko z pakietu Intranet Start
- Wnioski HR: urlopy, delegacje, zapotrzebowania
- Ścieżki akceptacji z terminami i zastępstwami
- Zgłoszenia wewnętrzne z osobą odpowiedzialną
- Onboarding nowego pracownika jako proces
- Potwierdzenia zapoznania się z komunikatem
Intranet dedykowany
Dla dużych i rozproszonych organizacji z własnymi procesami.
wycenaindywidualna
zakres i termin po analizie
- Struktura i procesy zaprojektowane pod Twoją organizację
- Dedykowane formularze, raporty i pulpity kierownika
- Integracja z systemem kadrowo-płacowym
- Rozszerzone uprawnienia i wielojęzyczność
- Wdrożenie na Twojej infrastrukturze lub w naszej chmurze
- Umowa serwisowa SLA z gwarantowanymi czasami reakcji
Podane kwoty są widełkami wyjściowymi. Ostateczną wycenę przygotowujemy po analizie komunikacji i obiegów pracowniczych - zawsze przed podpisaniem umowy.
Ostatnie wdrożenie
Jak to wyglądało u klienta
SPIE Elbud Gdańsk S.A. - część Grupy SPIE, dostawcy usług i systemów w energetyce. Ponad 300 pracowników między biurem a budowami.
CASE STUDY
SPIE Elbud Gdańsk S.A.
Energetyka · ponad 300 pracowników · część Grupy SPIE
PUNKT WYJŚCIA
Informacje o firmie i dokumenty były rozproszone, a pracownicy różnych sekcji nie mieli jednego miejsca dostępu do danych i narzędzi potrzebnych w codziennej pracy. Dochodziły dwa twarde wymagania: poufność danych oraz interfejs zrozumiały dla każdego, także dla osób pracujących na budowach.
CO ZROBILIŚMY
Intranet z podwójną autoryzacją dostępu, obsługą zadań i spotkań, rezerwacją zasobów przez kalendarz oraz akceptacjami procesów firmowych. Interfejs projektowaliśmy po analizie potrzeb pracowników z różnych sekcji.
EFEKT
Ponad 300 osób pracuje w jednym miejscu: szybciej znajdują informacje, łatwiej komunikują się między działami, a procesy mają kontrolowaną akceptację. Osobny obszar - pomysły, ankiety, konkursy i wydarzenia - realnie podniósł zaangażowanie załogi.
- 300+
- pracowników w jednym intranecie
- 2FA
- podwójna autoryzacja dostępu
- 1
- miejsce na informacje, zadania i spotkania
Zobacz pełne case study„Zaprojektowany i wdrożony przez Agendo system intranetowy to nie tylko narzędzie, które zwiększyło wydajność pracy, ale przede wszystkim zapewniło lepszy kontakt i wpłynęło na integrację zespołu. Dzięki niemu szybko znajdujemy potrzebne informacje, łatwo komunikujemy się między działami, a nasze pomysły mogą być szybko przedstawione i ocenione przez kolegów z innych sekcji."
FAQ
Pytania, które słyszymy najczęściej
Mamy już Teams i dysk w chmurze. Po co nam intranet?
Komunikator jest dobry do rozmowy, ale zła jest w nim wiedza: wątek przewija się i nikt nie wie, która wersja procedury obowiązuje. Intranet trzyma treści trwałe - procedury, instrukcje, komunikaty i wnioski - z wersjami, uprawnieniami i wyszukiwaniem. Zwykle działa obok komunikatora, nie zamiast niego.Jak dotrzemy do pracowników produkcji i magazynu?
System działa w przeglądarce na telefonie, a konto nie wymaga firmowej skrzynki mailowej. Przy ważnych komunikatach widzisz, kto się z nimi zapoznał, więc informacja nie zależy od tego, czy ktoś przekazał ją na zmianie.Kto będzie dbał o treści po wdrożeniu?
Trzeba wyznaczyć redaktorów - zwykle to kadry, sekretariat i kierownicy działów. Ustalamy to na etapie analizy i szkolimy te osoby, bo intranet bez opiekuna zamiera. Powiemy wprost, jeśli po Waszej stronie nie ma kogo do tego wyznaczyć.Czy wnioski urlopowe połączą się z naszym systemem kadrowym?
Tak, integrację z systemem kadrowo-płacowym ustalamy przy analizie: zaakceptowany wniosek może trafiać do kadr wraz z danymi, zamiast być przepisywany ręcznie. Zakres zależy od systemu, z którego korzystacie.Czy koszt wzrośnie, gdy dołączymy kolejne osoby?
Nie. Płacisz za system i wdrożenie, nie za liczbę użytkowników. W intranecie powinni być wszyscy pracownicy, więc to zwykle największa różnica kosztowa wobec rozwiązań rozliczanych per użytkownik.